Årsmelding 2016

Rodeløkka vel har siden årsmøtet 10. mars 2016 hatt følgende styre: Morten Fastvold, Sam Daams, Ann Kristin Schjelderup, Heidi Røsok-Dahl, Erik Haarstad, Hanne Sophie Claussen, Kari-Anne Næssø, Terje Krog, Ina Rørtveit og Vegard Thomassen.
På årsmøtet ble Ann Kristin Schjelderup, Vegard Thomassen, Kari-Anne Næssø, Erik Haarstad og Heidi Røsok-Dahl gjenvalgt for to år. Dermed ble styret for kommende år det samme som før. Styret er fulltallig (på ti medlemmer) og er blitt et godt team med god aldersspredning og med like mange kvinner og menn.
På styremøtet 11. april konstituerte styret seg ved å gjenvelge Morten Fastvold som leder og Sam Daams som kasserer.

Styret har hatt tre styremøter i 2016 etter årsmøtet 10. mars, samt ett møte før årsmøtet. Styret avholdt dessuten et ekstraordinært årsmøte 14. januar vedr. kommunens tilbud om kjøp av velhuset, i tillegg til det ordinære årsmøtet 10. mars.

Ved utgangen av 2016 hadde velet 185 medlemmer (husstander) som betalte kontingent for 2016, mens tallet på alle som har meldt seg inn var på 248. Det er en god økning i forhold til 2015, da velet hadde 166 betalende medlemmer. Vi fikk lagd en løpeseddel for å verve flere medlemmer, som vi i oktober la i de fleste postkasser her på Rodeløkka. Dette bidro til økningen i antall medlemmer.

Styret vedtok på styremøtet 25. januar å øke kontingenten til kr 300 per husstand per år, ut fra et samstemmig råd om å gjøre dette fra velets ekstraordinære årsmøte 14. januar, jf. punkt 2. Som en engangsforeteelse oppfordret vi medlemmene til å gi en ekstra gave i 2016, antydningsvis på kr 200, for å styrke velets økonomi ved kjøpet av velhuset. Dette ble gjort i mailen om fornying av kontingenten som ble sendt medlemmene noen uker senere.

Styret innførte i 2016 en VIPPS-ordning for velet, slik at medlemmer og andre enkelt kan betale mindre beløp på ulike vel-arrangementer og ellers. Dette har vist seg å være en god ordning som har lettet innkreving av inngangspenger og betaling for traktement, ikke minst på noen av barneguppas arrangementer. Det har gitt velet økte inntekter.

Torsdag 14. januar avholdt vi et ekstraordinært årsmøte for å ta stilling til et tilbud vi hadde fått fra kommunen v/Eiendoms- og byfornyelsesetaten (EBY) om å kjøpe velhuset for kr 549 000, samt bygsle tomta velhuset står på, kalt Fellesareal II, som også omfatter lekeplassen nedenfor velhuset. Styret hadde sammen med innkallingen til dette ekstraordinære årsmøtet (som ble sendt i desember 2015) langt ved en detaljert redegjørelse om bakgrunnen for saken, der vi anbefalte årsmøtet å si ja til tilbudet. Velet hadde da opparbeidet seg en egenkapital på kr 450 000, og trengte dermed ikke å låne mer enn maksimum kr 150 000 for å betale kjøpssummen pluss omkostninger ved kjøpet.

På årsmøtet støttet de de nærmere femti frammøtte énstemmig opp om styrets anbefaling, og ga sin tilslutning til at styret kan låne inntil kr 150 000. Flere medlemmer som ikke kunne komme, ga sin støtte til dette skriftlig i forkant av årsmøtet. Dermed fikk styret et solid mandat for å kunne gå videre i kjøpsprosessen.

I tillegg kom det et benkeforslag om at de medlemmer som ville, kunne låne velet kr 3000 rentefritt i ett år hvis ønskelig. En liste som ble sendt rundt, samlet tolv navn. Styret sa seg glad for denne ekstra og svært gunstige finansieringsmuligheten (som vi ennå ikke har benyttet, av grunner som fremkommer i punkt 5).

Enda et benkeforslag gikk ut på å heve medlemskontingenten fra kr 150 til kr 300 per husstand per år. Styret rådførte seg med de frammøtte om en slik dobling av medlemskontingenten ville være allment akseptabel, og fikk nærmest unisone forsikringer om dette.

Torsdag 10. mars avholdt velet sitt ordinære årsmøte, der ca. tjue personer møtte fram. Styrets forslag til årsmelding og regnskap ble godkjent, og de foreslåtte styremedlemmer ble valgt, jf. punkt 1. Etterpå var det sosialt samvær.

Søndag 17. april var det marked i og utenfor velhuset i regi av velmedlem Lene Dreyer. Som i de foregående årene falbød mer enn tjue selgere «lopper» og egenproduserte ting. Denne gangen holdt velet (og ikke markedsarrangøren) kafeen i velhuset under markedet, der overskuddet gikk til velet. Det var i henhold til en ny avtale styret hadde inngått med markedsarrangøren v/Lene, som er at velet har kafeen og stiller fellesarealet vederlagsfritt til disposisjon for markedet, siden vi anser det som et miljøskapende tiltak. Holdes det marked to ganger i året, får markedsarrangøren ha kafeen den andre gangen og disponere overskuddet (ved å donere det til en humanitær organisasjon).

På nasjonaldagen 17. mai hadde vi også i 2016 et arrangement på fellesarealet ved velhuset. Været var bra, og mer enn hundre barn og foreldre kom, selv om nasjonaldagen var rett etter pinsehelgen. Velets 17. mai-komité sto for arrangementet, som startet på ettermiddagen og der det ble servert pølser for barna fra velets store grill og arrangert leker. Evenementet ble nok en gang en hyggelig møteplass for nyinnflyttede og etablerte løkkabeboere. Denne gangen satte flere musikalske bidrag fra lokale talenter en ekstra spiss på festen.

Fredag 14. oktober arrangerte vi en musikk- og pubkveld i velhuset. Lokale musikalske krefter som Julius Winger, Gjermund Vognild, Marius Hoven, David Chacron, Per Einar Watle og den lokale a cappella-gruppen Rodeklang sto på plakaten. Det ble «stinn brakke» med førti—femti personer som stakk innom i løpet av kvelden, hovedsakelig voksne av yngre årganger. Stemningen var stor, og de musikalske innslagene holdt høy kvalitet.

Lørdag 29. og søndag 30. oktober arrangerte velets barnegruppe Halloween. Tradisjonen tro var det gresskarutskjæring på fellesarealet ved velhuset lørdag formiddag, og Halloween-fest for de minste (under skolealder) søndag ettermiddag. Etter festen gikk disse, som er for små til å gå «trick or treat» på selve Halloween-dagen, en slik runde i området. Alle ble oppfordret til å kle seg ut (også de medfølgende voksne), men uten at kostymene var altfor skumle.

Søndag 27. november inviterte barnegruppa til en annen årlig tradisjon: juleverksted i velhuset. Der lagde små og store julepynt, julekort, til og fra-lapper og andre gaver mens de hørte på julemusikk. Det ble servert julegrøt og saft til barna, og kaffe og grøtrester til de voksne. Da mørket hadde senket seg, ble «julegrana» på fellesarealet tent foran om lag hundre barn med foreldre. Det ble servert gløgg og pepperkaker, og nissen kom på besøk.

For øvrig arrangerte barnegruppa to skolestartersamlinger. Den første fant sted onsdag 8. mai, der barn bosatt i strøket som er født i 2010 og som skulle starte i første klasse høsten 2016, var invitert sammen med foreldre. Det ble leking utendørs og grilling. Den andre skolestartersamlingen fant sted onsdag 9. november, der barn i strøket som er født i 2011 og skal starte i første klasse høsten 2017, var invitert sammen med foreldre.

Barnegruppa har arrangert slike skolestartertreff i flere år, og har fått svært positive tilbakemeldinger. Formålet er at barna og foreldrene skal bli kjent med hverandre på tvers av gater, barnehager og vennegjenger.

På voksen- og mødrefronten arrangerte velet også i 2016 «strikk og drikk»-kafeer i velhuset. Dette året ble det seks slike kvelder, som alle ble holdt på mandager: 7. mars, 4. april, 2. mai, 6. juni, 3. oktober og 7. november. Disse uformelle samlingene er blitt en møteplass der man kan bli bedre kjent og være sosial. Og der det ikke er strikketvang.

På så å si samtlige mandager i både vår- og høstsemesteret hadde Rodeløkkas uformelle bridgelag spillkvelder i velhusets første etasje. Disse bridgekveldene er for lengst blitt en tradisjon, for ikke å si en institusjon, og er åpne for alle interesserte.

Tirsdag 10. mai var datoen for velets hagegruppes årlige forsommerdugnad på fellesarealet ved velhuset. Arealet ble ryddet for sommeren og hageavfall kjørt bort. Ved siden av å legge ny torv rundt buskene langs lekeplassen samt litt nyplanting, fikk vi denne gangen lagd en treplatting under balkongen for å unngå sølete/uryddig underlag. Etterpå ble det servert pizza og drikke.

Torsdag 22. september arrangerte hagegruppa en høstdugnad med opprydning på fellesarealet etter sommerens aktiviteter, og fjerning av kratt og ugras langs gangveien fra Tromsøgata. Hagegruppa fikk også kommunen til å fjerne noen grener på et tre i barnehagen ved hjørnet av Tromsøgata og Hammerfestgata, som hadde vokst seg så langt ned over fortauet at det hindret ferdselen.

Hagegruppa ønsket dessuten å fjerne den store, buede betongrampen på fellesarealet som er ment for skating, men som ingen bruker til dette, og som tar opp plass og som noen skader seg på. Denne er imidlertid så tung og vanskelig å få demontert at dette ikke kan gjøres på dugnad. Styret besluttet derfor å se nærmere på saken for å finne en egnet løsning.

Velhuset ble i 2016 leid ut til 167 møter/selskaper/arrangementer foruten velets arrangementer (omtalt i punkt 2). Som i de foregående år har velhuset vært utleid til kursvirksomhet på tirsdagskvelder i både vår- og høstsemesteret (Grete Roede-kurs).

Utleien av velhuset er velets desidert største inntektskilde, og nådde i 2016 en brutto inntekt på 144 850 kroner. En del av dette går til å dekke drift og vedlikehold av velhuset, men velet har utover dette økonomi til å utbedre fellesarealet år for år, slik praksis har vært siden tidlig på 2000-tallet. Litt av overskuddet går også til å dekke kostnader ved øvrige dugnader samt sponse barnegruppas arrangementer med mer.

Den stadig vekk store pågangen for å leie velhuset må langt på vei tilskrives en god «jungeltelegraf» samt at utleien annonseres på velets nettsted. Gledelig nok fortsetter trenden med at velhuset ofte leies ut til navnefester, konfirmasjoner og barneselskap.

Utleien av velhuset ble administrert av Sam Daams (booking-ansvarlig) og Ina Rørtveit og Kari-Anne Næssø (kontaktpersoner for henting og levering av nøkkel). Vask og øvrig daglig vedlikehold ble administrert av Hanne Sophie Claussen.

Når det gjelder vedlikehold og påkostninger, holdt vi i 2016 dette på et minimum i påvente av at kjøpet av velhuset skulle gå i orden, til tross for at særlig kjøkkeninnredningen trenger å skiftes ut. Men så lenge velhuset fortsatt er i kommunens eie og de nye reglene som gjelder for slikt er så strenge, har ikke vi som leietakere lov til f.eks. å skifte ut kjøkkeninnredning eller male huset utvendig på dugnad. Dette er ingen god situasjon, verken for oss eller for de som leier velhuset. For øvrig oppdaget vi ved høstsemesteret begynnelse to tilfeller av hærverk i velhuset, som hadde skjedd i sommermånedene da velhuset knapt nok er utleid. Det er uvisst hvordan de som utførte hærverket, kom seg inn i velhuset. Mye tyder på at hærverket ble utført av barn eller unge.

Den 15. januar, dagen etter velets ekstraordinære årsmøte, underrettet vi ved velets leder EBY om at velet aksepterer kommunens tilbud om kjøp av velhuset og bygsling av eiendommen, slik dette var blitt forelagt oss. Vi holdt oss dermed godt innenfor fristen på seks måneder før taksten (som ble overlevert EBY i september 2015) var blitt foreldet. Vi antok at formalitetene kunne ordnes raskt, slik EBYs saksbehandler Syver Svae hadde forespeilet oss.

EBYs utarbeidelse av kontrakt med mer trakk imidlertid i langdrag. Svae ble satt av saken og erstattet med en ny saksbehandler (seksjonsleder Cecilie Due), og vi fikk beskjed om at velhuset måtte miljømerkes, som én av formalitetene som måtte ordnes. En utsending fra kommunen kom på befaring for å foreta miljømerkingen, og så skulle en rapport om dette skrives ferdig. Det tok sin tid, og dermed var vi kommet fram til sommeren.

Så fikk vi vite av den nye saksbehandleren at kjøpet likevel måtte opp i bystyret, til tross for at Svae hadde sagt at dette ikke var nødvendig. Samt at EBYs rutiner tilsa at kommuneadvokaten måtte konfereres før kontrakten kunne oversendes. Ved siden av at saken var blitt liggende på grunn av stort arbeidspress i avdelingen, førte også dette til at saksbehandlingen trakk i langdrag.

Etter sommeren fikk vi opplyst at EBY hadde mottatt tilbakemelding fra kommuneadvokaten, men at EBY ennå ikke hadde hatt anledning til å bearbeide denne, og derfor ikke kunne si hva den gikk ut på. De håpet å kunne gi en tilbakemelding i løpet av september, men dette skjedde ikke. I stedet skiftet EBY saksbehandler nok en gang (til seksjonsleder Nina Kronkvist), som etter å ha blitt purret på telefonisk av velets leder, kunne opplyse i et brev av 3. november at saken har vært forelagt en rettslig vurdering, og at EBY har mottatt tilbakemelding både hva angår takst og kontrakter. Tilbakemeldingen var her at takstpremissene er uklare, og kan lede til mistanke om ulovlig statsstøtte. Dette vil vi søke avbøtet ved å bestille ny takst. Dette arbeidet er igangsatt.

Når ny takst foreligger, vil vi sende denne med oppdaterte kontrakter sammen med et tilbud til dere.

Vi beklager at denne saken har drøyd ut i tid. Det arbeidet som nå pågår som følge av den rettslige vurderingen er nødvendig for at vedtaksmyndighet (dvs bystyret) i salgs- og festesaken skal ha et så tilstrekkelig og korrekt grunnlag som mulig for å fatte vedtak i saken.

Slik sto saken ved utgangen av 2016. Ny takst forelå ennå ikke, og saksbehandleren har ikke villet si hva denne innebærer – om det kun dreier seg om en justert begrunnelse av taksten eller dens premisser, eller om det også er snakk om et vesentlig høyere beløp. Hvis det siste skulle være tilfelle, ser EBY bort fra det som var et hovedpoeng for Svae: at kjøpssummen må være innenfor det en velforening antas å kunne klare, samtidig som den kan godkjennes av EBYs internrevisjon.

Styret har vurdert å forelegge saken for en advokat. Men siden EBY ikke har sagt at tilbudet ikke lenger gjelder, og heller ikke hva den nye taksten og justeringer av kontraktteksten innebærer, har vi for lite konkret til å lage noen sak av. Når EBYs nåværende saksbehandler dessuten har anerkjent at vi i velet har vært tålmodige og lovet en rimelig fremdrift i saken, er vi kommet til at det beste fremdeles er å være avventende og purre jevnlig.

Parkering på Rodeløkka. Et velmedlem (Birthe Bødtker) henvendte seg i oktober til styret og foreslo at vi bør se nærmere på hvilke regler som bør gjelde for parkering på Rodeløkka. Både ideen om gatetun og beboerparkering bør kunne drøftes for at vi skal få mer ordnede forhold, og få bukt med all fremmedparkeringen. Vi ble enige om at denne saken må utredes grundig før vi kan ta stilling til noe av dette, og nedsette en komité som jobber videre med saken.

Byggevirksomhet ved velhuset. Siden sommeren 2016 har det store uthuset i Sameiet Tromsøgata 22, som ligger like ved velhuset, vært under rehabilitering. Entreprenørselskapet Franke Bygg har kjøpt uthuset og ombygger det til bolig. I denne forbindelse spurte de velet om å få bruke en mindre del av lekeplassen til lagring av materialer, og til å ha containere på. Vi så de gode praktiske grunnene til dette, og godtok det, forutsatt at de tar mest mulig tok hensyn til at barn fortsatt skal kunne leke der. Entreprenøren lovet dette, og forespeilet at uthuset skulle være ferdigstilt i løpet av 2016. Vi har imidlertid ikke tillatt at de bruker lekeplassen til parkering, og har påtalt brudd på dette punktet.

Nettsted og medlemsinformasjon. Arbeidet med å omforme velets nettsted fortsatte i 2016. Morten Fastvold, som var nettstedets tidligere redaktør, har oppdatert, redigert og overført en del stoff av historisk og annen interesse fra det gamle nettstedet (som fortsatt er i drift) til det nye. Men vi har ennå ikke funnet noen god løsning på hvordan henvisningene til de overførte sakene skal se ut i det nye nettstedets bloggformat. Derfor kan man ennå ikke klikke seg inn på dem. Vi tar sikte på å få løst dette i 2017, slik at vi omsider får et fullverdig nytt nettsted og kan legge ned det gamle.

Når det gjelder informasjon til medlemmene om arrangementer og lignende, har denne også i 2016 hovedsakelig skjedd per epost og på Facebook. I tillegg fikk vi montert ei oppslagstavla vi har kjøpt på hjørnet der gangveien mot velhuset og fellesarealet går ned fra Tromsøgata, og hengt opp informasjon om møter og annet.